منهجية تنفيذ ERP

تحليل العمليات

نفهم طريقة عمل المؤسسة، والأنظمة الحالية، والهياكل المالية، ومسؤوليات الإدارات ومعايير القبول. لا تعني الأنشطة التالية مراحل تعاقدية ثابتة؛ ترتيبها وتداخلها يحددان في خطة المشروع.

• تحديد سير العمل التشغيلي
• مراجعة الهياكل المالية
• فهم متطلبات التقارير
• تحليل الأدوات والعمليات الحالية

ينتج عن هذه المرحلة تصور واضح لكيفية دعم ERP للأنشطة التشغيلية.

تهيئة النظام

نهيئ التطبيقات وسير العمل والهياكل المالية والتشغيلية بحسب التحليل المعتمد. يوضح التصميم ما يمكن تلبيته بالتهيئة القياسية وما يحتاج إلى معالجة أخرى.

• تهيئة النظام
• تعريف سير العمل التشغيلي
• إعداد هياكل النظام
• توثيق الفجوات التي تحتاج إلى تخصيص أو تكامل بالاتفاق

الهدف هو تصميم بيئة ERP متوافقة مع الاحتياجات التشغيلية.

التخصيص عند الحاجة

نستخدم التهيئة القياسية متى كانت كافية، ونطور أو نربط الفجوات المتفق عليها عند الحاجة. يوثق الغرض التجاري ومعايير القبول لكل تغيير. لا تعني مواءمة الحل مع الشركة بالضرورة كتابة كود مخصص.

أدوار المستخدمين والصلاحيات

نحدد من يحق له الاطلاع على المعلومات أو إنشاؤها أو تعديلها أو اعتمادها بحسب سياسة الشركة ومسؤوليات الوظائف. تراجع الصلاحيات مع مستخدمي الأعمال قبل التشغيل، ثم عند تغير المسؤوليات أو النطاق.

إعداد البيانات وتحميلها وترحيلها

يحتاج كل تنفيذ إلى بيانات بداية معتمدة. أما نقل السجلات التاريخية من إكسل أو نظام سابق فيحدد نطاقه بصورة مستقلة بحسب الحاجة وجودة المصادر.

• البنوك ودليل الحسابات والأرصدة الافتتاحية المعتمدة
• سجلات العملاء والموردين
• المستودعات والمنتجات ومخزون البداية بناء على الجرد
• تنظيف البيانات ومراجعتها، والتحقق من الأرصدة والمخزون قبل الاستخدام الفعلي

يساعد إعداد البيانات الجيد على بدء النظام بمعلومات موثوقة.

اختبارات قبول المستخدمين

ينفذ مستخدمو الأعمال السيناريوهات المتفق عليها وتسليم العمل بين الإدارات، بما يشمل الصلاحيات والموافقات، ثم تراجع المشكلات وتعالج قبل اعتماد الجاهزية.

• الاختبارات التقنية تدعم قبول المستخدمين ولا تحل محله
• مراجعة العمليات والصلاحيات من الإدارات المعنية
• توثيق المشكلات ومعالجتها والتحقق من معايير القبول

يعتمد قبول الأعمال على تجربة المستخدمين الفعليين للعمليات والبيانات والأدوار، إلى جانب الاختبارات التقنية المطلوبة.

تدريب المستخدمين

يتدرب المستخدمون المشاركون على أدوارهم والإجراءات المسموح بها وسير العمل اليومي وتسليم المهام بين الإدارات، باستخدام النطاق المهيأ للمؤسسة. التدريب نشاط مستقل في التنفيذ، وليس مجرد عرض للبرنامج.

دعم التشغيل الفعلي

نساند المستخدمين أثناء الانتقال إلى العمل اليومي ونعالج مشكلات الإطلاق ونتابع استقرار سير العمل المتفق عليه.

• تفعيل سير العمل التشغيلي
• دعم الفرق خلال الانتقال
• متابعة الاستخدام المبكر للنظام

تحدد مدة دعم التشغيل وحدوده في شروط المشروع. أي دعم مستمر أو توسع لاحق يحتاج إلى ترتيب مستقل.